Cách quản lý hàng tồn kho dựa trên doanh số theo mô hình ABC (P2)

 

3. Hàng tồn kho và vấn đề xoay vòng vốn

Các vấn đề liên quan tới xoay vòng vốn là 1 trong những điều nan giải mà bất kì cửa hàng nào cũng gặp phải. Đây có thể xem là những dấu hiệu đầu tiên trước khi dẫn đến việc khủng hoảng tài chính nghiêm trọng.

Theo một số nhà kinh tế, việc dành quá nhiều tiền vào hàng hóa tồn kho có thể gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng về mặt tài chính cho cửa hàng nhỏ. Để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, hãy tập trung đến những nhu cầu mà bạn cần. Chẳng hạn như khi vừa nhìn lướt qua thì những mặt hàng đắt tiền nhất luôn gây được sự chú ý đầu tiên. Thế nhưng trên thực tế một số mặt hàng có giá thành thấp hơn 1 chút nhưng lại bán được nhiều sẽ đem về doanh thu lớn hơn cho cửa hàng. Nếu chỉ chăm chăm vào tiếp thị những sản phẩm đắt tiền thì nguy cơ rất cao bạn sẽ chẳng thu được chút lợi nhuận nào từ những sản phẩm giá rẻ nữa.

Việc phân loại một nhóm sản phẩm theo thứ tự giảm dần về doanh số hay mức độ ảnh hưởng đối với cửa hàng, sau đó chuỗi này được phân loại thành ba lớp A, B và C. Từ đây bạn có thể dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho dựa trên doanh số phân theo các lớp ABC hay doanh số của từng nhóm hàng. Đây chính là cách quản lý hàng tồn kho dựa trên doanh số phân theo ABC.

Thông thường, trong 80% doanh thu của cửa hàng thì chỉ có khoảng 20% là đến từ các sản phẩm mà họ làm ra hoặc bán được. Quy luật này gọi chung là “quy tắc 80-20” và cửa hàng thường chỉ tập chung vào cải thiện 20% chủ chốt đó. Hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng đây là quan niệm sai lầm khi đồng nhất phương pháp quản lý với tất cả các sản phẩm. Tất nhiên các sản phẩm khác nhau thì cách thức quản lý chúng sẽ không thể tương tự nhau được.
Một khi bạn đã hiểu ra điều gì ảnh hưởng lớn nhất tới cửa hàng, bạn sẽ có thể dễ dàng cân bằng giữa nhu cầu và chi phí. Đồng thời chỉ nên để một lượng hàng tồn kho nhỏ trong thời gian ngắn thay vì tích trữ chúng quá nhiều trong thời gian dài. Khi đặt hàng cũng nên chú ý chỉ đặt số lượng hàng vừa đủ hoặc thừa ra 1 chút và lặp đi lặp lại chu trình này thường xuyên.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ minh bạch các vấn đề như loại hàng hóa nào đang có trong kho, số lượng bao nhiêu, thời hạn sử dụng thế nào. Như vậy sẽ rất dễ dàng cho bạn khi lập kế hoạch bán hàng, bạn có thể nhận ra loại nào được tiêu thụ nhanh nhất và loại nào tồn kho lâu ngày đồng thời có các phương pháp xúc tiến, đẩy mạnh việc bán sản phẩm.

Một số nhà bán lẻ theo dõi lượng hàng tồn kho bằng hệ thống kiểm kê bằng tay, nó hoạt động dựa trên việc tự cập nhật lượng hàng còn lại trong kho theo ngày, theo tuần hoặc thậm chí là theo tháng. Hệ thống này làm việc một cách thủ công, nó sẽ gỡ bỏ giá của sản phẩm sau khi đã được bán và kiểm tra chéo với lượng hàng tồn kho còn lại để kiểm tra 1 cách chính xác thứ mà bạn đã bán.

Các nhà bán lẻ thường cố gắng thực hiện công việc kiểm kê hàng tồn kho theo tuần, theo tháng hoặc thậm chí theo năm 1 cách ít nhất có thể bởi đây là việc tốn rất nhiều thời gian cũng như tiền bạc. Đôi khi họ giao cho từng nhân viên kiểm soát từng loại sản phẩm và báo cáo lại kết quả cho mình. Nếu cửa hàng đủ lớn, họ có thể thuê các chuyên gia phân tích chứng khoán về để cùng bàn bạc và phát triển kế hoạch bán sản phẩm của mình.

4. Vấn đề doanh thu từ hàng tồn kho

Khi bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả 100%, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đã hoàn thành được doanh số mà cửa hàng đề ra trong khoản thời gian nhất định. Trên thực tế nếu như bạn có khoảng 12 tuần để cung cấp thêm số hàng vào kho và lặp lại chúng 4 lần trong 1 năm thì tổng của các chu trình đếm, chu trình đặt hàng, chu chu trình phân phối sẽ tăng lên so với trước đây.

Ví dụ nếu như bạn xác định sau 4 tuần sẽ kiểm soát hàng tồn kho 1 lần(chu trình đếm), xử lý các giấy tờ và thủ tục để đơn hàng được thông qua hết 2 tuần (chu trình đặt hàng) và mất khoảng 6 tuần để bên giao hàng đưa tới kho (chu trình phân phối). Do đó, bạn cần khoảng 12 tuần lưu kho từ ngày đầu tiên của chu trình đếm để tiếp tục hoạt động cho đến khi hàng hoá của bạn được giao đến.

Bạn có thể cải thiện nguồn doanh thu từ hàng tồn kho nếu bạn thường xuyên kiểm kê số hàng hóa còn lại trong đó. Tần suất có thể là 2 tuần 1 lần thay vì 4 tuần 1 lần như trước đây. Đồng thời bạn cũng nên thường xuyên làm việc với các nhà phân phối để có thể cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ. Một phương án khác để hàng hóa có thể được phân phối đến nhà kho được nhanh hơn đó chính là cắt giảm chu kì phân phối xuống còn 3 tuần điều này sẽ làm giảm nhu cầu hàng tồn kho đến sáu tuần. Kết quả là doanh thu hàng tồn kho có thể tăng từ bốn lần một năm lên 8 lần.

Ngoài ra còn có 1 cách để có thể tìm kiếm được nguồn doanh thu đó là áp dụng phương pháp doanh thu trung bình trên mỗi met vuông. Lấy giá trị bán lẻ trung bình hàng tồn kho chia cho số met vuông dành cho 1 sản phẩm cụ thể từ đó sẽ cho ra doanh thu mà bạn thu về được trên mỗi met vuông. Bạn cần nắm rõ với bao nhiêu doanh thu trên mỗi met vuông trong 1 năm thì cửa hàng của bạn có thể tồn tại. 1 lời khuyên hữu ích đó chính là nên tính doanh thu trên mỗi met vuông 1 tháng 1 lần để xem nó đã phù hợp với mong đợi của bạn chưa.

Trên đây là những thông tin cực kì hữu ích về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hãy áp dụng ngay cho chính những cửa hàng của mình. Chúc các bạn thành công!